Stappenplan voor het selecteren van planningssoftware

Stap 1: inventarisseren

De eerste stap is een moment van bezinning. Wat is de blauwdruk waar het planningsproces deel van uitmaakt? Een aannemer begint ook niet zomaar met bouwen. Dat doet hij vanuit een tekening – een blauwdruk, die aangeeft wat de bedoeling is.

Baten/resultaten
Bij een organisatie kun je de blauwdruk maken door stil te staan bij de doelen van het bedrijf en te kijken hoe het planningsproces dit ondersteunt. Wat zijn de baten/resultaten die je wilt bereiken met plannen? Lukt dit? Zo niet, wat zijn de knelpunten? Op welk gebied liggen deze knelpunten? Niet alles is met software op te lossen. Veelal biedt een andere werkwijze of de inzet van medewerkers met betere kennis en vaardigheden ook al veel uitkomst.

Knelpunten
Op deze manier definieer je top-down de uitgangspunten voor het selecteren van nieuwe planningssoftware. Zo maak je goed onderscheid tussen knelpunten die opgelost kunnen worden door planningssoftware en knelpunten die verholpen kunnen worden door een andere manier van organiseren. Het voordeel van deze aanpak is dat je voorkomt dat je met nieuwe planningssoftware huidige problemen automatiseert.

Uitkomst van deze stap is een overzicht van knelpunten die je wilt oplossen met nieuwe planningssoftware en de baten die je wilt bereiken. Zo’n overzicht geeft goede focus in de volgende stap, waarin je knock-out criteria gaat opstellen.

Stap 2 : pakket selectie

In deze stap ga je selectiecriteria opstellen waarmee je de verschillende planningspakketten gaat vergelijken. Dat hoeft geen lange lijst te worden van eisen en wensen. Sterker nog: dat moet je absoluut voorkomen! Houd het beknopt en werk met knock-out criteria. Knock-out criteria zijn als het ware de ‘musthaves’. Voldoet een planningspakket hier niet aan, dan valt het simpelweg af. Ongeveer 20 knock-out criteria zijn ruim voldoende. Focus wel echt op harde eisen die ook concreet te formuleren zijn. Dus niet “De software moet modern zijn”, maar wel “De software moet 24 x 7 beschikbaar zijn”.

Longlist
Vervolgens maak je een longlist van mogelijke leveranciers. Doorgaans heb je aan 7 tot 8 leveranciers genoeg. Je vindt de leveranciers door onderzoek te doen op internet en navraag te doen bij collega-bedrijven. Zorg wel dat je software-oplossingen op de lijst zet die passend zijn voor jouw branche en bedrijfsproces. Het heeft geen zin Microsoft Project op de lijst te zetten, als je iets nodig hebt voor dienstroostering. Kijk ook met een schuin oog of de pakketten betaalbaar zijn. Je gaat je ook niet oriënteren op een Ferrari, als je die niet kan betalen.

Shortlist
Daarna ga je de softwareoplossingen scoren op basis van de knock-out criteria. Op basis van de gegevens die ze op hun website vermelden kom je al heel ver. Voor ontbrekende informatie neem je contact op met de leverancier. Je kunt dit heel officieel doen door een RFI (Request For Information – vragenlijst) op te stellen. Je kunt het ook wat praktisch houden. Het hangt een beetje af bij hoe groot het project is en hoeveel je zelf al kunt achterhalen. Na het scoren selecteer je de beste 2 of 3. Dit is de shortlist.

Stap 3 : testen

In deze stap neem je de tijd om even te proeven aan de overgebleven pakketten op de shortlist.

Bedrijfscasus
Maak een bedrijfscasus om te testen in alle pakketten van de shortlist. Het is een valkuil om dit niet te doen en gewoon maar in elk pakket een beetje rond te kijken, dan wel alleen maar een indruk te krijgen van wat een verkoper je laat zien. Zo krijg je geen objectief beeld. Het hoeft geen uitgebreid rapport te worden. Een A4’tje met de stappen die je wilt doorlopen en rapporten die je wilt zien is al voldoende. Als je maar iets hebt dat je over alle pakketten heen kunt evalueren.

Testen
Veel leveranciers bieden hun software aan in de vorm van een proefversie. In dat geval kun je zelf de software testen volgens de bedrijfscasus. Indien de leverancier geen proefversie biedt, nodig de leverancier dan uit om een demo te geven. Dit kan op locatie of online via een web meeting. Vraag de leverancier dan wel om de demo voor te bereiden volgens jouw bedrijfscasus. Bij het testen of tijdens de demo houd je de bevindingen bij volgens de bedrijfscasus en de knock-out criteria.

Referenties
Optioneel doe je navraag bij bestaande klanten van alle pakketten. Dat hoeft niet perse een bezoek te zijn. Je kunt ook gewoon bellen. Let wel dat je klanten uitzoekt uit dezelfde branche en met ongeveer dezelfde omvang. Probeer voornamelijk te praten met de beheerders van de planning software, eindgebruikers en de projectmanager van de implementatie.

Evaluatie en keuze
Tot slot maak je de keuze uit de kandidaten op de shortlist. Organiseer bijvoorbeeld een workshop met alle interne betrokkenen, waarin je alle aspecten beoordeelt.

Aspecten die je in de workshop de revue laat passeren:
de test van de bedrijfscasus
indruk van de leverancier
technische aspecten
investering en kosten

Op basis hiervan kies je de leverancier/het pakket waarmee je verder gaat.